Dokumentenmanagement-Systeme für jede Unternehmensgröße

Modern – effizient – einfach: Dokumente digital managen.
In Sachen Post sind wir Experten: Auch was die Optimierung Ihrer Prozesse im Posteingang und in der Postbearbeitung angeht. Bei uns finden Sie genau die richtigen Lösungen zur Digitalisierung dieser Arbeitsschritte. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Postbearbeitung vom Empfang bis zur rechtssicheren Archivierung in einen digitalen Workflow zu übersetzen, der vieles einfacher macht. Unsere Lösungen passen sich Ihrem individuellen Ablauf an und sorgen für Zeit- und Aufwandsersparnis – damit Sie sich mehr auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Ihr Unternehmen gewinnt durch einen digitalisierten Posteingang an vielen Stellen:

  • Zielgerichtete Verteilung der Post an die Arbeitsplätze
  • Direkte Verfügbarkeit, ob im Büro oder im Home Office
  • Geldwerte Zeitersparnis
  • Mehr Transparenz und Kontrolle
  • Verbesserter Kundenservice
  • Schnelle Reaktionen auf Anfragen
  • Viele Arbeitsschritte mit nur einem Klick erledigen
  • Zufriedene Mitarbeiter und bessere Auslastung

Eine ausführliche Produktbeschreibung können Sie hier als PDF downloaden. BvLArchivio Produktbeschreibung

BvLArchivio Boxversion

Eingehende Post digitalisieren: Es ist wirklich einfach!

Mit der Komplettlösung BvLArchivio gelingt der Schritt zur Digitalisierung absolut einfach. Eingehende Briefe wie Bestellungen, Rechnungen und Dokumente aller Art erfassen Sie mit einem Scanner in Ihrer zentralen Poststelle oder an jedem beliebigen Arbeitsplatz.

Bestimmen Sie anschließend, an welchem Ort und mit welchen individuell definierten Merkmalen die Datei abgelegt werden soll. Dies kann manuell oder automatisiert erfolgen – in jedem Fall aber kinderleicht und genau nach Ihren Vorstellungen und Strukturen. Alle Merkmale und Beschriftungen, die Sie heute noch bei Ihren Ordnern oder Hängeregistern verwenden, können Sie 1:1 übernehmen.

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Effizientes Dokumentenmanagement inklusive passendem Workflow für Ihre eingehende und ausgehende Post

Der Postwagen von Büro zu Büro war gestern. Sorgen Sie für eine schnellere Verteilung und Bearbeitung der Postvorgänge in Ihrem Unternehmen: mit BvLArchivio Verify als Plug-in für Outlook oder Tobit. Definieren Sie dabei die Verteiler- und Freigabeprozesse einfach ganz nach Ihren Wünschen. BvLArchivio bildet jeden Schritt der Bearbeitung, Prüfung, Freigabe und Weiterleitung individuell ab und informiert die zuständigen Mitarbeiter per E-Mail über anstehende Aufgaben.

Sie können sämtliche Eingangsdokumente völlig papierlos weiterverarbeiten: ob klassischer Posteingang oder E-Mail. Ohne Medienbruch und auf Wunsch auch automatisiert – also maximal effizient und sicher.

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Zentraler Zugriff und optimierte Suche

Ein wichtiger Benefit in Zeiten von Home Office und mobilem Arbeiten: der zentrale Zugriff auf Ihre Dokumente. Auch die mühsame Suche nach Dokumenten im Netzlaufwerk gehört der Vergangenheit an. Über die Suchfunktion geben Sie einfach den Inhalt, das Projekt, den Zeitraum oder viele weitere mögliche Merkmale ein und finden in Sekundenschnelle Ihr gesuchtes Dokument.

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Rechtssicher aufbewahrt: Archivierung mit BvLArchivio

Die rechtssichere Archivierung erledigen Sie wahlweise am Anfang beim Scannen oder nach der erfolgreichen Dokumentenbearbeitung. Das Komplettsystem BvLArchivio speichert Ihre Dateien manipulationssicher und verschlüsselt: eine kleine Box für 1 Milliarde Datensätze anstelle zahlloser Regale mit Ordnern!

BvLArchivio erfüllt sämtliche Anforderungen an eine rechtskonforme digitale Archivierung.

Auf der BvLArchivio Blackbox oder dem BvLArchivio 19“ Rack ist die Software bereits fertig installiert. Die Hardware muss lediglich an Strom und Netzwerk angeschlossen werden – fertig! Auf Ihre Dokumente können Sie dabei jederzeit passwortgeschützt zugreifen.

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IDW PS 880 zertifiziert

Zertifikat

BvLArchivio ist zertifiziert nach Maßgabe PS880 des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland

Zulässig für deutsches Steuerrecht, Handelsrecht und DSGVO

BvLArchivio erfüllt sämtliche Anforderungen und entspricht daher den gesetzlichen Vorgaben

Ideal für unterwegs: BvLArchivio als App

Ihre Mitarbeiter im Außendienst haben mit BvLArchivio doppelt gewonnen. Denn die App ermöglicht die zentrale Suche und Abfrage auch von unterwegs aus. Ebenso einfach erfolgt die Ablage und Archivierung von Dokumenten oder Fotos über das Smartphone – ein echter Mehrwert für alle, deren Arbeitsalltag nicht nur im Büro stattfindet.

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Universale Schnittstelle zur Anbindung an Ihre vorhandenen Programme

BvLArchivio ist mit einer universalen Schnittstelle ausgestattet, so dass alle vor- und nachgelagerten Systeme einfach angebunden werden können. So ist es die ideale Ergänzung zu Ihren vorhandenen Softwarelösungen. Der automatische Rechnungsdruck direkt ins Archiv ist nur einer von vielen Arbeitsschritten, die so ganz einfach optimiert werden können.

Vorteile im Überblick

Zeit sparen bei der Suche

Suchoptionen nach Wörtern & Ziffern im Dokument

Schnelles Speichern

Mit nur einem Klick

Höchste Sicherheit

Revisionssichere & gesetzeskonforme Ablage

Platz sparen

Keine Papierablage & Regale voller Ordner mehr

Einfache Installation

Strom- & Netzstecker rein – fertig!

Zugriff via App

Somit noch flexibler nutzbar

Zentraler Zugriff

Gleitzeitiger & uneingeschränkter Zugriff von jedem Ort aus

Schutz vor Schäden

Herstellung von Dokumenten nach bspw. Bränden oder Wasserschäden

BvLArchivio Produktbeschreibung

Eine ausführliche Produktbeschreibung können Sie hier als PDF downloaden.

Alles aus einer Hand – wir beraten Sie gern!

Von der Einrichtung und dem Anschließen unserer Systeme in Ihren Räumlichkeiten bis hin zur Schulung für Ihre Mitarbeiter: Wir sind bei allen Fragen für Sie da. Möchten Sie sich unverbindlich zu unseren Digitalisierungs-Lösungen informieren?
Dann kontaktieren Sie uns gern! Oder rufen Sie uns an unter Tel. 02 01 – 26 00 31. Wir beraten Sie gern persönlich.
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